- 7 Tips voor een slimme keuze -
Bepaal de behoefte vooraf
De keuze voor wat er precies geregistreerd moet worden, voertuigen, chauffeurs of ook passagiers, is sterk bepalend voor de keuze van de leverancier. Het correct registreren van passagiers is lang niet bij alle systemen mogelijk.
Check referenties
Welke bedrijven zijn u voorgegaan en is de toepassing vergelijkbaar?
Investeer in de toekomst
Veel bedrijven starten met eenvoudige wensen maar komen er gaandeweg achter dat ze meer willen. Kies voor een leverancier die mogelijkheden biedt voor aanvullende wensen, zoals de integratie met bestaande systemen, en het uitbreiden van de functionaliteit.
>> Download hier het gehele white paper gratis
vrijdag 21 oktober 2011
donderdag 22 september 2011
Nieuwe bijtelling en de wassen neus
Nieuwe bijtelling en de wassen neus.Er is een besluit genomen over de aanpassingen van de fiscale regels voor het gebruik van de auto van de zaak. Dit heeft veel gevolgen voor u en uw onderneming. RAM Mobile Data houdt natuurlijk de vinger aan de pols in Den Haag wij helpen u graag met meer advies over hoe slim om te gaan met de nieuwe regelgeving. Hieronder leg ik u graag even uit wat er gaat veranderen.
Verantwoordelijkheid verplaatst
Voorheen was de bestuurder van een bestelauto zelf verantwoordelijk voor de rittenregistratie. De werkgever moest hierop toezicht houden en bij overtreding optreden. Uiteindelijk was het dus de medewerker die er bij gebaat was om een goede registratie bij te houden.
Het kabinet heeft aangegeven dat zij graag de werkdruk van de medewerker zouden wegnemen, zodat deze zich zou kunnen richten op de normale werkzaamheden. De meest geëigende oplossing hiervoor is natuurlijk een automatische ritregistratie. Dit vond het kabinet nog een stap te ver, aangezien het voor veel ondernemers ondoenlijk was dit voor 1 januari 2012 te regelen.
Als tussenoplossing is nu gekozen voor een systeem waarin het niet privé rijden een afspraak wordt tussen bedrijf en medewerker. De bestuurder hoeft geen volledig overzicht van ritten meer bij te houden. Van de werkgever wordt verwacht dat hij een strenge controle bijhoudt van het gebruik. De belastingdienst zal het niet privé rijden gaan controleren door middel van camera toezicht, waarbij op plaatsen en tijden die buiten de verwachting liggen de nadruk zal liggen.
Zodra een auto waarover geen bijtelling wordt betaald gesignaleerd wordt zal aan de werkgever een reden worden gevraagd van de aanwezigheid van dat voertuig op die plaats. Als deze reden niet overtuigend is zal de fiscus de werkgever beboeten en stelt zij eisen aan de organisatie over de beboeting van de werknemer. Bij herhaald privé gebruik zal de fiscus alsnog de bijtelling gaan invorderen.
Grotere werklast
Hoewel het sympathiek klinkt dat er werklast wordt weggenomen bij de bestuurder is dit in de praktijk gewoon schuiven met werkuren. De bestuurder kan gewoon zijn of haar gang gaan maar de organisatie zal menskracht vrij moeten maken om dit te controleren. Aangezien de fiscus het bedrijf verantwoordelijk acht voor misbruik en daar ook de boete legt is het nodig hier toch een duidelijke registratie vast te leggen. Waar in het verleden de fiscus de boosdoener was omdat daar extra werk vandaan kwam zal het nu de werkgever zijn die de verplichting aan de medewerker op moet leggen om een sluitende kilometerregistratie bij te houden.
Er is duidelijk gesteld door de staatsecretaris dat de inkomsten uit de auto van de zaak niet omlaag mogen. Aangezien veel medewerkers in de nieuwe regeling een makkelijker manier zullen zien om geen bijtelling te betalen is de verwachting dat in eerste instantie het aantal bedrijfsauto’s dat uit de bijtelling gehaald worden flink zal stijgen.
Controle op straat
Om vervolgens deze inkomsten weer op peil te brengen zal het aantal mobiele controles zeer toenemen. Er zal op tijden buiten de standaard werktijden en op ongewone locaties door middel van camera toezicht worden gehandhaafd. Voor bedrijven met een storingsdienst betekent dit dat er al snel na 1 januari de eerste controleverzoeken op de mat zullen vallen.
De administratieve lasten van de organisaties zullen dan ook niet dalen door deze wijziging, ze worden op zijn best verplaatst en mogelijk verhoogd door de vele controles door de belastingdienst.
Hoe hiermee omgaan?
Het belangrijkst is dat u met uw medewerkers een duidelijke afspraak maakt, indien zij gebruik wensen te maken van de regeling. In de arbeidsovereenkomst, leaseovereenkomst of een losse schriftelijke afspraak zal duidelijk moeten worden vastgelegd wie welke verantwoordelijkheid draagt. Duidelijk afgesproken sancties helpen om later discussie te voorkomen.
Om het echt goed te regelen is er eigenlijk niet zo veel veranderd. Een geautomatiseerd ritregistratie systeem biedt de meeste zekerheid en zal, indien er controle plaatsvindt voorkomen dat u diep in administratie en handgeschreven werkbonnen moet gaan spitten.
Na 2012
Er bestaat een duidelijke voorkeur bij de staatsecretaris om over te gaan op een geschaalde bijtelling. Hierbij geldt dat er afhankelijk van het aantal gereden privé kilometers een bepaald bedrag aan de fiscus betaald moet worden. Dit is een eerlijker regeling die alleen belemmerd wordt door de hoeveelheid administratie die het met zich meebrengt. Een verplichte elektronische ritregistratie is dan ook voorspelbaar en wordt al meegenomen in de plannen. Dit is eenvoudiger voor organisaties maar ook voor de fiscus, die niet meer duizenden handgeschreven formulieren hoeft te lezen.
Conclusie:
De werkdrukverlaging is een wassen neus. Het lijkt dat de staatsecretaris zijn doel voorbij is geschoten met de regeling die er aan komt. De administratie wordt verplaatst en de verantwoordelijkheid wordt helemaal neergelegd bij de werkgever. Uit de doelstellingen blijkt dat dit geen lastenverlichting met zich mee zal brengen. Er zal veel gecontroleerd worden door de fiscus om de inkomsten zeker te stellen. Deze controles zullen ook weer werkzaamheden van de werkgever verlangen. De meest eenvoudige en toekomstgerichte oplossing blijft weer de automatische urenregistratie. Na 2012 zal waarschijnlijk een dergelijk systeem verplicht worden. Het zou verstandiger geweest zijn dit af te wachten dan met deze tussenoplossing te komen.
Verantwoordelijkheid verplaatst
Voorheen was de bestuurder van een bestelauto zelf verantwoordelijk voor de rittenregistratie. De werkgever moest hierop toezicht houden en bij overtreding optreden. Uiteindelijk was het dus de medewerker die er bij gebaat was om een goede registratie bij te houden.
Het kabinet heeft aangegeven dat zij graag de werkdruk van de medewerker zouden wegnemen, zodat deze zich zou kunnen richten op de normale werkzaamheden. De meest geëigende oplossing hiervoor is natuurlijk een automatische ritregistratie. Dit vond het kabinet nog een stap te ver, aangezien het voor veel ondernemers ondoenlijk was dit voor 1 januari 2012 te regelen.
Als tussenoplossing is nu gekozen voor een systeem waarin het niet privé rijden een afspraak wordt tussen bedrijf en medewerker. De bestuurder hoeft geen volledig overzicht van ritten meer bij te houden. Van de werkgever wordt verwacht dat hij een strenge controle bijhoudt van het gebruik. De belastingdienst zal het niet privé rijden gaan controleren door middel van camera toezicht, waarbij op plaatsen en tijden die buiten de verwachting liggen de nadruk zal liggen.
Zodra een auto waarover geen bijtelling wordt betaald gesignaleerd wordt zal aan de werkgever een reden worden gevraagd van de aanwezigheid van dat voertuig op die plaats. Als deze reden niet overtuigend is zal de fiscus de werkgever beboeten en stelt zij eisen aan de organisatie over de beboeting van de werknemer. Bij herhaald privé gebruik zal de fiscus alsnog de bijtelling gaan invorderen.
Grotere werklast
Hoewel het sympathiek klinkt dat er werklast wordt weggenomen bij de bestuurder is dit in de praktijk gewoon schuiven met werkuren. De bestuurder kan gewoon zijn of haar gang gaan maar de organisatie zal menskracht vrij moeten maken om dit te controleren. Aangezien de fiscus het bedrijf verantwoordelijk acht voor misbruik en daar ook de boete legt is het nodig hier toch een duidelijke registratie vast te leggen. Waar in het verleden de fiscus de boosdoener was omdat daar extra werk vandaan kwam zal het nu de werkgever zijn die de verplichting aan de medewerker op moet leggen om een sluitende kilometerregistratie bij te houden.
Er is duidelijk gesteld door de staatsecretaris dat de inkomsten uit de auto van de zaak niet omlaag mogen. Aangezien veel medewerkers in de nieuwe regeling een makkelijker manier zullen zien om geen bijtelling te betalen is de verwachting dat in eerste instantie het aantal bedrijfsauto’s dat uit de bijtelling gehaald worden flink zal stijgen.
Controle op straat
Om vervolgens deze inkomsten weer op peil te brengen zal het aantal mobiele controles zeer toenemen. Er zal op tijden buiten de standaard werktijden en op ongewone locaties door middel van camera toezicht worden gehandhaafd. Voor bedrijven met een storingsdienst betekent dit dat er al snel na 1 januari de eerste controleverzoeken op de mat zullen vallen.
De administratieve lasten van de organisaties zullen dan ook niet dalen door deze wijziging, ze worden op zijn best verplaatst en mogelijk verhoogd door de vele controles door de belastingdienst.
Hoe hiermee omgaan?
Het belangrijkst is dat u met uw medewerkers een duidelijke afspraak maakt, indien zij gebruik wensen te maken van de regeling. In de arbeidsovereenkomst, leaseovereenkomst of een losse schriftelijke afspraak zal duidelijk moeten worden vastgelegd wie welke verantwoordelijkheid draagt. Duidelijk afgesproken sancties helpen om later discussie te voorkomen.
Om het echt goed te regelen is er eigenlijk niet zo veel veranderd. Een geautomatiseerd ritregistratie systeem biedt de meeste zekerheid en zal, indien er controle plaatsvindt voorkomen dat u diep in administratie en handgeschreven werkbonnen moet gaan spitten.
Na 2012
Er bestaat een duidelijke voorkeur bij de staatsecretaris om over te gaan op een geschaalde bijtelling. Hierbij geldt dat er afhankelijk van het aantal gereden privé kilometers een bepaald bedrag aan de fiscus betaald moet worden. Dit is een eerlijker regeling die alleen belemmerd wordt door de hoeveelheid administratie die het met zich meebrengt. Een verplichte elektronische ritregistratie is dan ook voorspelbaar en wordt al meegenomen in de plannen. Dit is eenvoudiger voor organisaties maar ook voor de fiscus, die niet meer duizenden handgeschreven formulieren hoeft te lezen.
Conclusie:
De werkdrukverlaging is een wassen neus. Het lijkt dat de staatsecretaris zijn doel voorbij is geschoten met de regeling die er aan komt. De administratie wordt verplaatst en de verantwoordelijkheid wordt helemaal neergelegd bij de werkgever. Uit de doelstellingen blijkt dat dit geen lastenverlichting met zich mee zal brengen. Er zal veel gecontroleerd worden door de fiscus om de inkomsten zeker te stellen. Deze controles zullen ook weer werkzaamheden van de werkgever verlangen. De meest eenvoudige en toekomstgerichte oplossing blijft weer de automatische urenregistratie. Na 2012 zal waarschijnlijk een dergelijk systeem verplicht worden. Het zou verstandiger geweest zijn dit af te wachten dan met deze tussenoplossing te komen.
vrijdag 9 september 2011
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
RAM Mobile Data houdt zich al langere tijd bezig met het zo milieubewust mogelijk werken. Ook voor de klanten van RAM Mobile Data is dit vaak een belangrijke factor. Het vervoer van de medewerkers is voor veel bedrijven een van de meest milieubelastende activiteiten.
Belangrijk is dat de bestuurders en de organisatie op de hoogte zijn van de impact die het rijgedrag heeft op het milieubewust ondernemen. Om hierin te ondersteunen voegt RAM Mobile Data in de eerstvolgende update een methode toe om de CO2 uitstoot van de ritten weer te geven. Dit betekent dat u hier eenvoudig overzicht op houdt.
Daarnaast wordt het mogelijk het rijgedrag van de medewerkers in kaart te brengen. Niet optimaal rijgedrag heeft veel nadelen. Het brandstofverbruik ligt hoger, dus ook de milieubelasting. Daarnaast is het schadelijk voor het imago als er roekeloos wordt gereden met auto’s waar de bedrijfsnaam op staat.
Met de Track-and-Trace software wordt duidelijk welke bestuurder netjes rijdt en welke niet. Hierdoor heeft u meer grip op het weggedrag van de bestuurders.
Belangrijk is dat de bestuurders en de organisatie op de hoogte zijn van de impact die het rijgedrag heeft op het milieubewust ondernemen. Om hierin te ondersteunen voegt RAM Mobile Data in de eerstvolgende update een methode toe om de CO2 uitstoot van de ritten weer te geven. Dit betekent dat u hier eenvoudig overzicht op houdt.
Daarnaast wordt het mogelijk het rijgedrag van de medewerkers in kaart te brengen. Niet optimaal rijgedrag heeft veel nadelen. Het brandstofverbruik ligt hoger, dus ook de milieubelasting. Daarnaast is het schadelijk voor het imago als er roekeloos wordt gereden met auto’s waar de bedrijfsnaam op staat.
Met de Track-and-Trace software wordt duidelijk welke bestuurder netjes rijdt en welke niet. Hierdoor heeft u meer grip op het weggedrag van de bestuurders.
maandag 25 juli 2011
RAM Mobile Data helpt DKC Totaaltechniek aan besparing
DKC Totaaltechniek wilde de handmatige administratie effienter laten verlopen en is daarom op zoek gegaan naar een leverancier die de rittenregistratie kon koppelen aan de urenregistratie met als belangrijkste voordelen: een actueel inzicht in de uren en een versnelling van het facturatieproces.
DKC Totaaltechniek is een installatiegroep die installatietechniek, koudetechniek en elektrotechniek op innovatieve wijze bundelt en bestaat sinds 1962. Het bedrijf ging van meet af aan zeer actief en vooruitstrevend om met de beschikbare techniek en groeide voortvarend. Inmiddels is DKC uitgegroeid tot (inter)nationale specialist op het gebied van onder andere centrale verwarming, airconditioning, luchtbehandeling, sanitaire installaties, energiebesparingstechnieken en gebouwbeheerssystemen. Installaties waarbij duurzaamheid, rendement en energiebesparing zonder uitzondering belangrijk zijn. Daarnaast ontzorgt DKC de opdrachtgever, onder andere door preventief onderhoud en beheer op afstand.
Bij DKC werken tachtig monteurs die veel op locatie werken. Hun werk- en reistijd hielden zij bij via urenbriefjes, die door de administratie handmatig werden verwerkt. Omdat DKC dit proces efficiënter wilde laten verlopen, is men op zoek gegaan naar een leverancier die de rittenregistratie kon koppelen aan de urenregistratie met als belangrijkste voordelen: een actueel inzicht in de uren en een versnelling van het facturatieproces.
Optimalisatie
Martien Peeters werd als stafmedewerker speciale projecten bij DKC verantwoordelijk gemaakt voor het inventariseren van de knelpunten in het handmatig uitgevoerde proces van urenverwerking en het implementatietraject van de gekozen oplossing. Martien Peeters: 'Na een uitvoerige evaluatie van leveranciers van rittenregistratiesystemen koos DKC voor Track-and-Trace van RAM Mobile Data, dat precies het maatwerk kon leveren om de gewenste koppelingen naar onze back-office te realiseren. RAM had inmiddels al ervaring met Syntess, ons huidige erp-systeem. Bovendien ontwikkelt en optimaliseert RAM het systeem verder op basis van onze specifieke wensen. Hiermee faciliteren zij de verdere professionalisering en groei van DKC.'
Verandering
Aanvankelijk moesten de monteurs van DKC, in leeftijd variërend van 17 tot 60 jaar, nog een beetje wennen aan de nieuwe manier van urenregistratie. Om er zeker van te zijn dat alles correct geregistreerd werd en om vertrouwd te raken met het nieuwe proces, werden in de overgangsperiode het urenbriefje en Track-and-Trace naast elkaar gebruikt. In de nieuwe situatie ontvangt het secretariaat een totaaloverzicht met daarin de registraties van alle monteurs.
Met simpele ‘muisklikken' wordt deze totaallijst verdeeld in individuele urenoverzichten en automatisch per e-mail verstuurd naar de betreffende monteur. De monteur vult het projectnummer in en stuurt het digitale urenoverzicht terug. Vervolgens worden alle lijsten met een simpele ‘muisklik' samengevoegd. De monteurs hoeven nu behalve het projectnummer zelf niets meer in te vullen, en hun urenbriefjes niet meer naar kantoor te brengen of op te sturen.
Tijdwinst
Het in gebruik nemen van de Track-and-Trace oplossing gekoppeld aan het ERP systeem levert DKC een tijdwinst op van maar liefst 84 procent ten opzichte van de ‘oude' situatie, waarin wel werd gewerkt met de ritten- en tijdsregistratie, maar nog steeds zaken handmatig werden verwerkt. Per medewerker werd een lijst opgesteld en verstuurd, ingelezen en vervolgens gecontroleerd. Dit handmatige proces nam wekelijks 10,50 uur in beslag. DKC vond het proces te omslachtig en kwam met concrete ideeën en wensen om stappen in het proces te automatiseren waardoor veel efficiënter gewerkt kon worden. RAM Mobile Data vertaalde de wensen van DKC naar werkende functionaliteit. "Met Track-and-Trace van RAM gekoppeld aan ons Syntess erp-systeem kost de urenadministratie ons nog maar anderhalf uur per week', schetst Frank Dekkers, directeur van DKC Totaaltechniek.
Efficiency
Sinds het rittenregistratie systeem in de voertuigen de werkuren en reisuren registreert en doorstuurt naar het erp-systeem, ziet DKC verdere mogelijkheden voor het verbeteren van de efficiency. Zo zal in de toekomst naast de wekelijkse urenlijst, ook een maandelijkse urenspecificatie worden opgeleverd die een overzicht geeft van het aantal arbeidsuren, reisuren en overuren per monteur per maand. Op deze wijze kunnen monteurs in één oogopslag het aantal gewerkte uren zien van die betreffende maand. Door reisuren en overuren kan het aantal uren maandelijks wijzigen. Een andere wens van DKC was om gebruik te kunnen maken van coderingen in de urenlijsten, om bijvoorbeeld de reistijd voor woon-werkverkeer te verrekenen. Hierdoor is het niet langer nodig om bepaalde gegevens ‘handmatig' te berekenen. De gecodeerde lijsten met daarin de uren worden vervolgens eens per week in het ERP systeem van DKC ingelezen. Hierdoor zijn de uren altijd up-to-date.
Besparing
Peeters verwacht in samenwerking met RAM Mobile Data een verdere besparing op de urenverwerking te realiseren. 'Een ander voorbeeld van maatwerk door RAM Mobile Data dat specifiek zal worden toegesneden op gebruik door DKC, is inloggen in het pand. Niet alleen via de voertuigen worden dan de uren geregistreerd, maar ook de monteurs die vanuit ons magazijn werk voorbereiden, of monteurs die zelf geen voertuig hebben waarin een unit van RAM aanwezig is om in te loggen, kunnen binnenkort ook ‘inbatchen' via een inlogunit in het pand. Zo kunnen we de uren van alle monteurs die aan projecten moeten worden toegerekend op dezelfde manier registreren', legt Peeters uit. Een volgende stap is het automatiseren van de verwerking van de uren van het kantoorpersoneel van DKC. Nu worden alle urenbriefjes van onder andere projectleiders, werkvoorbereiders en staffuncties handmatig ingevoerd in het erp-systeem. Dit is een tijdrovende taak. Dezelfde techniek van RAM Mobile Data die wordt gebruikt om de lijsten van monteurs in te lezen zal worden gebruikt voor het inlezen van de uren van het kantoorpersoneel.
DKC verwacht dat deze verdere koppeling van de urenregistratie hen een tijdwinst van 60-80 procent zal opleveren. Peeters is te spreken over de samenwerking met RAM Mobile Data.
De voordelen voor DKC zijn:
1) Besparing op ureninvoer- en verwerking
2) Actueel inzicht in onze uren, daardoor een strakkere projectbewaking
3) Snellere facturatie doordat de uren eerder in het systeem staan
4) Gemak voor onze medewerkers.'
Peeters concludeert 'Wij zijn tevreden met de business case die aan duidelijkheid niets te wensen over laat, de voordelen zijn tastbaar. RAM Mobile Data is een innovatieve partij die goed is in het leveren van maatwerk. Daarin zijn zij voor ons een goede sparring partner. Zij toetsen onze visie op haalbaarheid en vertalen deze in werkende oplossingen. Zo groeien zij mee met onze organisatie en onze veranderende behoeften.'
DKC Totaaltechniek is een installatiegroep die installatietechniek, koudetechniek en elektrotechniek op innovatieve wijze bundelt en bestaat sinds 1962. Het bedrijf ging van meet af aan zeer actief en vooruitstrevend om met de beschikbare techniek en groeide voortvarend. Inmiddels is DKC uitgegroeid tot (inter)nationale specialist op het gebied van onder andere centrale verwarming, airconditioning, luchtbehandeling, sanitaire installaties, energiebesparingstechnieken en gebouwbeheerssystemen. Installaties waarbij duurzaamheid, rendement en energiebesparing zonder uitzondering belangrijk zijn. Daarnaast ontzorgt DKC de opdrachtgever, onder andere door preventief onderhoud en beheer op afstand.
Bij DKC werken tachtig monteurs die veel op locatie werken. Hun werk- en reistijd hielden zij bij via urenbriefjes, die door de administratie handmatig werden verwerkt. Omdat DKC dit proces efficiënter wilde laten verlopen, is men op zoek gegaan naar een leverancier die de rittenregistratie kon koppelen aan de urenregistratie met als belangrijkste voordelen: een actueel inzicht in de uren en een versnelling van het facturatieproces.
Optimalisatie
Martien Peeters werd als stafmedewerker speciale projecten bij DKC verantwoordelijk gemaakt voor het inventariseren van de knelpunten in het handmatig uitgevoerde proces van urenverwerking en het implementatietraject van de gekozen oplossing. Martien Peeters: 'Na een uitvoerige evaluatie van leveranciers van rittenregistratiesystemen koos DKC voor Track-and-Trace van RAM Mobile Data, dat precies het maatwerk kon leveren om de gewenste koppelingen naar onze back-office te realiseren. RAM had inmiddels al ervaring met Syntess, ons huidige erp-systeem. Bovendien ontwikkelt en optimaliseert RAM het systeem verder op basis van onze specifieke wensen. Hiermee faciliteren zij de verdere professionalisering en groei van DKC.'
Verandering
Aanvankelijk moesten de monteurs van DKC, in leeftijd variërend van 17 tot 60 jaar, nog een beetje wennen aan de nieuwe manier van urenregistratie. Om er zeker van te zijn dat alles correct geregistreerd werd en om vertrouwd te raken met het nieuwe proces, werden in de overgangsperiode het urenbriefje en Track-and-Trace naast elkaar gebruikt. In de nieuwe situatie ontvangt het secretariaat een totaaloverzicht met daarin de registraties van alle monteurs.
Met simpele ‘muisklikken' wordt deze totaallijst verdeeld in individuele urenoverzichten en automatisch per e-mail verstuurd naar de betreffende monteur. De monteur vult het projectnummer in en stuurt het digitale urenoverzicht terug. Vervolgens worden alle lijsten met een simpele ‘muisklik' samengevoegd. De monteurs hoeven nu behalve het projectnummer zelf niets meer in te vullen, en hun urenbriefjes niet meer naar kantoor te brengen of op te sturen.
Tijdwinst
Het in gebruik nemen van de Track-and-Trace oplossing gekoppeld aan het ERP systeem levert DKC een tijdwinst op van maar liefst 84 procent ten opzichte van de ‘oude' situatie, waarin wel werd gewerkt met de ritten- en tijdsregistratie, maar nog steeds zaken handmatig werden verwerkt. Per medewerker werd een lijst opgesteld en verstuurd, ingelezen en vervolgens gecontroleerd. Dit handmatige proces nam wekelijks 10,50 uur in beslag. DKC vond het proces te omslachtig en kwam met concrete ideeën en wensen om stappen in het proces te automatiseren waardoor veel efficiënter gewerkt kon worden. RAM Mobile Data vertaalde de wensen van DKC naar werkende functionaliteit. "Met Track-and-Trace van RAM gekoppeld aan ons Syntess erp-systeem kost de urenadministratie ons nog maar anderhalf uur per week', schetst Frank Dekkers, directeur van DKC Totaaltechniek.
Efficiency
Sinds het rittenregistratie systeem in de voertuigen de werkuren en reisuren registreert en doorstuurt naar het erp-systeem, ziet DKC verdere mogelijkheden voor het verbeteren van de efficiency. Zo zal in de toekomst naast de wekelijkse urenlijst, ook een maandelijkse urenspecificatie worden opgeleverd die een overzicht geeft van het aantal arbeidsuren, reisuren en overuren per monteur per maand. Op deze wijze kunnen monteurs in één oogopslag het aantal gewerkte uren zien van die betreffende maand. Door reisuren en overuren kan het aantal uren maandelijks wijzigen. Een andere wens van DKC was om gebruik te kunnen maken van coderingen in de urenlijsten, om bijvoorbeeld de reistijd voor woon-werkverkeer te verrekenen. Hierdoor is het niet langer nodig om bepaalde gegevens ‘handmatig' te berekenen. De gecodeerde lijsten met daarin de uren worden vervolgens eens per week in het ERP systeem van DKC ingelezen. Hierdoor zijn de uren altijd up-to-date.
Besparing
Peeters verwacht in samenwerking met RAM Mobile Data een verdere besparing op de urenverwerking te realiseren. 'Een ander voorbeeld van maatwerk door RAM Mobile Data dat specifiek zal worden toegesneden op gebruik door DKC, is inloggen in het pand. Niet alleen via de voertuigen worden dan de uren geregistreerd, maar ook de monteurs die vanuit ons magazijn werk voorbereiden, of monteurs die zelf geen voertuig hebben waarin een unit van RAM aanwezig is om in te loggen, kunnen binnenkort ook ‘inbatchen' via een inlogunit in het pand. Zo kunnen we de uren van alle monteurs die aan projecten moeten worden toegerekend op dezelfde manier registreren', legt Peeters uit. Een volgende stap is het automatiseren van de verwerking van de uren van het kantoorpersoneel van DKC. Nu worden alle urenbriefjes van onder andere projectleiders, werkvoorbereiders en staffuncties handmatig ingevoerd in het erp-systeem. Dit is een tijdrovende taak. Dezelfde techniek van RAM Mobile Data die wordt gebruikt om de lijsten van monteurs in te lezen zal worden gebruikt voor het inlezen van de uren van het kantoorpersoneel.
DKC verwacht dat deze verdere koppeling van de urenregistratie hen een tijdwinst van 60-80 procent zal opleveren. Peeters is te spreken over de samenwerking met RAM Mobile Data.
De voordelen voor DKC zijn:
1) Besparing op ureninvoer- en verwerking
2) Actueel inzicht in onze uren, daardoor een strakkere projectbewaking
3) Snellere facturatie doordat de uren eerder in het systeem staan
4) Gemak voor onze medewerkers.'
Peeters concludeert 'Wij zijn tevreden met de business case die aan duidelijkheid niets te wensen over laat, de voordelen zijn tastbaar. RAM Mobile Data is een innovatieve partij die goed is in het leveren van maatwerk. Daarin zijn zij voor ons een goede sparring partner. Zij toetsen onze visie op haalbaarheid en vertalen deze in werkende oplossingen. Zo groeien zij mee met onze organisatie en onze veranderende behoeften.'
dinsdag 21 juni 2011
Meerdere chauffeurs bedrijfsauto: bijtelling
De site Belastingzaken schrijft:
Beschikt uw bedrijf over een bedrijfsauto en mogen daar meerdere personeelsleden in rijden? Neem dan de nodige maatregelen om een bijtelling te voorkomen. Als alle kosten, lasten en afschrijvingen van de bedrijfsauto door het bedrijf worden gedragen en de personeelsleden in de bedrijfsauto mogen rijden zonder dat een kilometeradministratie wordt bijgehouden, dan loopt uw bedrijf de kans alsnog een bijtelling wegens privégebruik te krijgen.
Lees hier meer
Bijtelling voorkomen?
Ondanks eventuele getekende verklaringen van werknemers is de werkgever verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens bij controle. Met het voertuigvolgsysteem Track-and-Trace van RAM Mobile Data kan de werknemer zelf aangeven wanneer een rit privé is.
Neem contact op voor een vrijblijvend demonstratie:
www.track-and-trace.nl
Beschikt uw bedrijf over een bedrijfsauto en mogen daar meerdere personeelsleden in rijden? Neem dan de nodige maatregelen om een bijtelling te voorkomen. Als alle kosten, lasten en afschrijvingen van de bedrijfsauto door het bedrijf worden gedragen en de personeelsleden in de bedrijfsauto mogen rijden zonder dat een kilometeradministratie wordt bijgehouden, dan loopt uw bedrijf de kans alsnog een bijtelling wegens privégebruik te krijgen.
Lees hier meer
Bijtelling voorkomen?
Ondanks eventuele getekende verklaringen van werknemers is de werkgever verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens bij controle. Met het voertuigvolgsysteem Track-and-Trace van RAM Mobile Data kan de werknemer zelf aangeven wanneer een rit privé is.
Neem contact op voor een vrijblijvend demonstratie:
www.track-and-trace.nl
woensdag 25 mei 2011
De belastingdienst scherpt boetebeleid aan!
Spekt u graag de kas van de belastingdienst? Of denkt u liever aan uw eigen portemonnee?
Sinds 1 januari 2011 legt de belastingdienst boetes op indien er geen bijtelling plaatsvindt voor het privégebruik van de auto van de zaak. Was het voorheen nog mogelijk om de privé kilometers op een spreekwoordelijk bierviltje bij te houden, zijn de eisen vanaf dit jaar behoorlijk aangescherpt.
Dit heeft ertoe geleid dat de belastingdienst tot nu toe in 2011 15 miljoen aan boetes heeft uitgedeeld aan werkgevers en daarmee werknemers die niet of niet goed hun kilometerregistratie hebben geregeld. Om dit te voorkomen heeft Ram Mobile Data een whitepaper geschreven waarin de do’s en don’ts van kilometerregistratie naar voren komen.
>> Download hier het gehele white paper gratis
Sinds 1 januari 2011 legt de belastingdienst boetes op indien er geen bijtelling plaatsvindt voor het privégebruik van de auto van de zaak. Was het voorheen nog mogelijk om de privé kilometers op een spreekwoordelijk bierviltje bij te houden, zijn de eisen vanaf dit jaar behoorlijk aangescherpt.
Dit heeft ertoe geleid dat de belastingdienst tot nu toe in 2011 15 miljoen aan boetes heeft uitgedeeld aan werkgevers en daarmee werknemers die niet of niet goed hun kilometerregistratie hebben geregeld. Om dit te voorkomen heeft Ram Mobile Data een whitepaper geschreven waarin de do’s en don’ts van kilometerregistratie naar voren komen.
>> Download hier het gehele white paper gratis
dinsdag 6 juli 2010
Wat heeft RAM Mobile Data u allemaal te bieden?
RAM Mobile Data is al bijna 20 jaar een van de meest vooraanstaande spelers op het gebied van mobiele datacommunicatie. Als het gaat om communicatie is RAM natuurlijk bekend van haar eigen Mobitex-netwerk, maar steeds meer bedrijven ontdekken de unieke propositie van RAM op het gebied van GPRS en UMTS, die garant staat voor veiligheid en betrouwbaarheid.RAM Mobile Data levert naast de mobiele infrastructuur desgewenst ook vaste verbindingen, is internet provider voor de zakelijke markt, en levert flexibele, hoogwaardige hostingdiensten.
Met haar Track-and-Trace dienst levert RAM een serie van diensten op het gebied van ritregistratie, het volgen van voertuigen, privé-zakelijk verkeer, en het beveiligen van voertuigen.
De softwaredivisie van RAM, Navara, ontwikkelt daarnaast mobiele applicaties voor bedrijven en organisaties die hun mobiele medewerkers toegang willen geven tot de interne databases en informatie.
--------------------------------------------------------------
Met haar Track-and-Trace dienst levert RAM een serie van diensten op het gebied van ritregistratie, het volgen van voertuigen, privé-zakelijk verkeer, en het beveiligen van voertuigen.
De softwaredivisie van RAM, Navara, ontwikkelt daarnaast mobiele applicaties voor bedrijven en organisaties die hun mobiele medewerkers toegang willen geven tot de interne databases en informatie.
--------------------------------------------------------------
Mobitex
.gif)
Kent uw bedrijfsproces hoge risico’s? Wilt u altijd de zekerheid hebben dat uw dataverkeer veilig verloopt?
Bij zware netwerkbelastingen zoals files, grote evenementen, maar ook bij rampen zoals 9/11 in New York of de poldercrash draaide en draait Mobitex als enige draadloze netwerk gewoon probleemloos door.
Ook kende het Mobitex-netwerk de afgelopen 15 jaar geen enkele grote storing waar publieke netwerken (GPRS, UMTS) met grote regelmaat mee te maken hebben. Het Mobitex-netwerk van RAM Mobile Data valt in de hoogste betrouwbaarheidsklasse.
Wat houdt Mobitex in?
Mobitex is een draadloos netwerk dat geoptimaliseerd is voor het frequent versturen van betrekkelijk kleine hoeveelheden data bij bedrijfs- en tijdskritische toepassingen.
RAM Mobile Data geeft in het servicecontract garanties voor hoge beschikbaarheid en veiligheid. Daarom hebben wij ook veel hoog-risicoklanten, waaronder beveiligers van bankfilialen en pinautomaten, politie-, ambulance- en brandweerregio’s, douane, belastingdienst, ANWB, retail-ketens en waterschappen.
RAM Mobile Data geeft in het servicecontract garanties voor hoge beschikbaarheid en veiligheid. Daarom hebben wij ook veel hoog-risicoklanten, waaronder beveiligers van bankfilialen en pinautomaten, politie-, ambulance- en brandweerregio’s, douane, belastingdienst, ANWB, retail-ketens en waterschappen.
Wat zijn de voordelen?
• Gebruikers zijn altijd online (nooit “in gesprek”)
• Gebruikers zijn altijd online (nooit “in gesprek”)
• Zowel host als mobiel kan communicatie initiëren: tweeweg push-technologie
• Het netwerk is altijd beschikbaar, dus:
• Geen veiligheidsrisico door uitval (bijvoorbeeld bij grote incidenten)
• Geen praktische kosten door uitval (belkosten, tijd, inefficiënte keuzes)
Meer informatie? Ga naar http://www.ram.nl/
-------------------------------------------------------------
HostingSchaalbaar, betrouwbaar en veilig gebruik van uw applicaties in het beveiligde datacenter van RAM Hosting.
Met applicatie hosting zorgt RAM Mobile Data ervoor dat u vanaf elke locatie met uw applicaties kunt werken. Wij plaatsen uw applicaties op onze servers en zorgen voor serverbeheer, updates en back-ups. U kunt bij ons terecht voor de hosting van vrijwel alle bekende software pakketten, met name CRM en ERP.
Op basis van uw specifieke eisen stellen wij een maatwerk Service Level Agreement (SLA) samen waarin wij onze gemaakte afspraken overeenkomen. Hierbij kan men denken aan o.a. uptime, support window en monitoring van uw netwerk en systemen.
24x 7x 365 Applicatie Hosting
RAM onderscheidt zich van overige datacentra door haar klanten maatwerk aan te bieden waarbij de klant en de beschikbaarheid van haar data en systemen centraal staan. Door proactief systeembeheer zijn mogelijke problemen al opgelost voordat onze klanten daar enigzins hinder van kunnen ondervinden, denk hierbij o.a. aan load balancing van systeem en netwerk verbindingen. De specialisten van RAM staan 24x 7x 365 voor u klaar om uw kritische systemen te beheren.
24x 7x 365 Applicatie Hosting
RAM onderscheidt zich van overige datacentra door haar klanten maatwerk aan te bieden waarbij de klant en de beschikbaarheid van haar data en systemen centraal staan. Door proactief systeembeheer zijn mogelijke problemen al opgelost voordat onze klanten daar enigzins hinder van kunnen ondervinden, denk hierbij o.a. aan load balancing van systeem en netwerk verbindingen. De specialisten van RAM staan 24x 7x 365 voor u klaar om uw kritische systemen te beheren.
Meer informatie? Ga naar http://www.ramhosting.nl/
-----------------------------------------------------------
Track-and-TraceHet systeem om uw buitendienst te optimaliseren
Track-and-Trace is de voertuigvolg- en ritregistratiedienst van RAM Mobile Data. Met deze dienst krijgt u onder andere een nauwkeurig inzicht in de actuele posities en de gereden kilometers van uw voertuigen. Voor een vast bedrag per maand per voertuig maakt u al gebruik van Track-and-Trace.
Ritregistratie is niet het enige product van RAM Mobile Data. Wij kunnen ook mobiele werkbonnen aan het Track-and-Trace systeem koppelen, waardoor u precies weet waar uw medewerkers zich bevinden en welke opdrachten zij al hebben voldaan.
Daarnaast heeft Track-and-Trace nu ook de persoonsbeveiliger ook wel de PL10. Deze beveiliger laat precies zien waar uw medewerkers zich bevinden en of zij in nood verkeren.
Meer info? Ga naar http://www.track-and-trace.nl/
---------------------------------------------------------------
NavaraMaak uw bestaande applicaties mobiel
Navara is een software-ontwikkel platform waarmee mobiele applicaties gebouwd worden. Navara biedt een krachtig en eenvoudig te implementeren methode om bestaande applicaties en systemen zoals ERP en CRM mobiel te maken. Het open platform maakt het mogelijk om snel en eenvoudig informatie van verschillende databases te ontsluiten en mobiel beschikbaar te stellen, ongeacht de pda of terminal die hiervoor gebruikt wordt.
Voordelen in de praktijk
Voordelen in de praktijk
- Uw mobiele medewerkers hoeven de papieren werkbonnen niet terug te brengen naar kantoor.
- Handmatige verwerking van opdrachten door uw administratieve medewerkers is niet meer nodig.
- Uw mobiele medewerkers realiseren meer opdrachten op één dag.
- Zowel online als offline wordt informatie gesynchroniseerd.
- Altijd realtime inzicht in de status van alle opdrachten.
- Uw facturatieproces wordt sneller in gang gezet.
Meer informatie? Ga naar http://www.navara.com/
Abonneren op:
Berichten (Atom)
